Beaumes de Venise, le 11 mars 2020
OBJET : Données personnelles - Mise en conformité RGPD
Madame, Monsieur,
Conformément à la règlementation Française et européenne en matière de protection des données personnelles (Loi n°78-17 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés du 06 janvier 1978 modifiée et le règlement général sur la protection des données personnelles RGPD n°UE 2016/679 du 27 avril 2016), les informations relatives à des personnes physiques ne peuvent être utilisées que de manière transparente et, le cas échéant, avec le consentement des personnes concernées.
Ce texte impose aux entreprises de nouvelles obligations en matière de protection des données à caractère personnel.
Dans le cadre de nos relations commerciales, notre société est amenée à collecter et traiter des données personnelles de salariés, dirigeants, agents, prestataires,….., de votre société.
A ce titre, nous nous engageons à respecter la confidentialité et la sécurité des données, conformément aux dispositions issues de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 ainsi qu’aux dispositions du RGPD.
Ces données personnelles ne seront traitées ou utilisées que dans la mesure où cela est nécessaire à notre collaboration :
- Gestion administrative des comptes fournisseurs ou clients : Civilité, nom et/ou raison sociale, prénom, adresses du siège social, de livraison et de facturation, numéros de téléphone fixe et portable, fax, adresse mail, code interne de traitement permettant votre identification, numéro SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, propositions de prix, commandes, factures, contrats …..
- Gestion des règlements : relevé d’identité bancaire ou postale, solde de vos comptes, impayés, détail des achats, gestion des réclamations, conditions et modalités de règlements ….
- Gestion des relations commerciales : Produits ou services achetés, quantités, montants, périodicité, conditions de livraison, numéros de téléphone, adresse mail, historique des achats, retour des produits, personne en charge de la relation client, statistiques commerciales,….
Les informations personnelles des salariés, dirigeants, prestataires,…., de votre entreprise seront conservées aussi longtemps que nécessaire à l’exécution de notre relation commerciale, à l’accomplissement par l’entreprise de ses obligations légales et réglementaires, et à l’exercice des prérogatives lui étant reconnues par la loi et la jurisprudence.
Pendant toute la durée de conservation des données personnelles des salariés, dirigeants, prestataires,…., de votre entreprise, nous mettons en place tous les moyens aptes à assurer leur confidentialité et leur sécurité, de manière à empêcher leur endommagement, effacement u accès par des tiers non autorisés.
L’accès aux données personnelles est strictement limité aux salariés de l’entreprise, habilités à les traiter en raison de leur fonction. Les informations recueillies pourront éventuellement être communiquées à des tiers liés à notre entreprise pour l’exécution des tâches sous-traitées nécessaires à la gestion de nos relations. Il est précisé que, dans le cadre de l’exécution de leurs prestations, les tiers n’ont qu’un accès limité aux données et ont obligation de les utiliser en conformité avec les dispositions de la législation applicable en matière de protection des données personnelle.
Il est précisé que les destinataires des données sont intégralement situés au sein de l’Union européenne.
Nous vous demandons de bien vouloir nous garantir que votre société (conformément aux dispositions des articles 13 et 14 du RGPD) ses salariés, dirigeants, sous-traitants, agents et/ou prestataires, des conditions de ce traitement et des droits ci-dessous.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, les salariés, dirigeants, prestataires, …., de votre entreprise bénéficient d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité, et d’effacement des données ou encore de limitation du traitement. Ils peuvent également, pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement des données les concernant. Enfin ils peuvent, sous réserve de la production d’un justificatif d’identité valide, exercer leurs droits en contactant le service administratif de l’entreprise par mail à l’adresse suivante : comptable@labalmeenne.fr.
En cas de difficulté en lien avec la gestion de leurs données personnelles, ils peuvent également contacter la commission nationale de l’informatique et des libertés (sur www.cnil.fr).
OBJET : TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES – GESTION DE LA VIDEOSURVEILLANCE.
Suite à la mise en place du règlement européen sur la protection des données personnelles (Règlement général n°(UE)2016/679 du 27 avril 2016 relatif au RGPD), les obligations de notre entreprise sur le sujet se trouvent renforcées.
Dans le cadre de la gestion de la surveillance des accès aux locaux de notre société et de l’intérieur de l’entreprise, et afin d’assurer la sécurité des biens et des personnes, nous sommes amenés à collecter certaines données personnelles suite à l’utilisation de vidéosurveillance.
Elles font l’objet d’un traitement dont le responsable est la SCA LA BALMEENNE représentée par monsieur Fabien ARNAUD, 82 avenue Jules Ferry 84190 BEAUMES DE VENSE.
Nous enregistrons les images filmées par les caméras de surveillance. Ces images ne sont pas utilisées à des fins de contrôle des horaires ni de surveillance du personnel.
Vos informations personnelles seront conservées durant un mois. Cependant, en cas d’incident lié à la sécurité des personnes et des biens, les images peuvent néanmoins être extraites du dispositif et conservées sur un autre support et transmises aux autorités compétentes sur demande, le temps du règlement des procédures liées à cet incident.
Pendant la durée de conservation de vos données personnelles, nous mettons en place tous les moyens aptes à assurer leur confidentialité et leur sécurité, de manière à empêcher leur endommagement, effacement ou accès par des ties non autorisés.
L’accès aux données personnelles est strictement limité aux salariés de l’entreprise, habilités à les traiter en raison de leur fonction. Les informations recueillies pourront éventuellement être communiquées à des tiers liés à l’entreprise par contrat pour l’exécution de tâches sous-traitées nécessaires à la gestion des caméras de surveillance (BRENNUS), et aux personnes habilitées en cas d’incident (personnel et force de l’ordre). Il est précisé que, dans le cadre de l’exécution de leurs prestations, les tiers n’ont qu’un accès limité aux données et ont l’obligation de les utiliser en conformité avec les dispositions de la législation applicable en matière de protection des données personnelles.
Il est précisé que les destinataires des données sont intégralement situés au sein de l’Union européenne.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité, et d’effacement des données ou encore de limitation du traitement. Vous pouvez également pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant. Vous pouvez, sous réserve de la production d’un justificatif d’identité valide, exercer vos droits en contactant le service administratif de l’entreprise par mail à l’adresse suivante : comptable@labalmeenne.fr.
En cas de difficulté en lien avec la gestion de vos données personnelles, vous pouvez également contacter la commission nationale de l’informatique et des libertés (sur www.cnil.fr).